Es kommt schon einmal vor, dass ich gefragt werde, wie es sein kann, dass ich immer sämtliche Dokumente parat habe, alle Notizen von meinen Vorlesungen direkt abrufen kann und auch vom Handy aus problemlos mal auf die Schnelle PDF x von Prof y verschicken kann.

Das alles ist gar nicht so schwer und kann eigentlich fast jede*r. Wie, werde ich in diesem Artikel beleuchten und hoffe, vielleicht der oder dem ein oder anderen damit helfen zu können.

Das Grund-Setup

Grundsätzlich müssen wir nun einmal klären, welche Programme und Systeme ich verwende, um das alles so einfach realisieren zu können. Das ist an sich gar nicht so komplex – erfordert aber leider Bezahlsoftware. Wieso, wird auch noch geklärt.

Basis dieses Systems ist ein Lenovo ThinkPad T420 mit Windows 10 Pro. Notwendig zum genauen Nachbau dieses Artikels sind zusätzlich noch folgende Softwarepakete:

Microsoft 365 (ca. 10€/Monat bzw. 99€/Jahr)
– Microsoft Word
– Microsoft Outlook
– OneDrive
– Microsoft OneNote
– Microsoft To-Do
Adobe Acrobat Reader
Slack
Sublime Text
Typora

Ich werde diese nun einmal einzeln durchgehen, und klären, wieso ich diese für sinnvoll halte und ggf. auch Möglichkeiten für kostenlose Software vorstellen. Wieso bin ich so eingeschossen auf dieses Microsoft-Ding? Also erstens mal, Zahle ich für die Software monatlich, weswegen ich sie verdammt nochmal auch ausnutzen werde. Was vor allem echt cool ist, ist die Integration mit Windows. Dateien auf OneDrive werden meinen Wünschen gemäß automatisch auf alle Systeme, bei denen ich mit diesem Microsoft-Account eingeloggt bin, synchronisiert. Meine Uni-Sachen speichere ich alle in der Cloud. Wieso das sinnvoll ist, später.
Jedenfalls bietet mir Microsoft 365 einige unschlagbare Features. Ich bearbeite z.B. eine Hausarbeit und schreibe einen Absatz, das Dokument liegt in OneDrive und wird automatisch gespeichert. Wenn ich jetzt merke, dass der Absatz eigentlich gar nicht dazu passt, lösche ich ihn wieder. Drei Seiten später merke ich: Scheiße, hätte doch perfekt gepasst, genau an dieser Stelle. Was hatte ich da nochmal geschrieben…? Im Normalfall wäre hier jetzt Feierabend, doch mit Word 365 gehe ich auf Versionen, suche mir die Version von vor 20 Minuten raus, gehe auf Vergleichen, kopiere den Absatz rein und kann in 2 Minuten wieder genau da weiter machen, wo ich aufgehört habe. Es ist sagenhaft.

Demo des Versionsverlauf in Word

Der zweite Punkt ist einfach die unerreichte Kompatibilität, Ausgereiftheit und die Features, die die Office-Suite bietet. Ja, es gibt einige Dinge in MS Office, die mich auch heute noch in den Wahnsinn treiben (Ich sage nur einmal Seitenzahlen), allerdings ist das Feature-Set einfach unerreicht. An der Uni zählt, dass jeder die Dateiformate öffnen kann. Dass LibreOffice beim PDF-Export mit der Uni-Schriftart gemäß Designrichtlinien sämtlichen Text fett darstellt, ist allein schon für sich genommen ein Dealbreaker. Das sind Sachen, die am Ende einen Punktabzug aufgrund von Formatierungsfehlern nach sich ziehen können! (Unter Windows und Linux reproduziert)

Weiterhin können Dokumente, die in OneDrive freigegeben sind, auch kollaborativ mit anderen Studierenden zusammen bearbeitet werden – im Browser und in den Desktop-Apps. Zugegeben, Google Docs kann das auch.

Gibt es kostenlose Alternativen hierzu?
Ich habe noch keine gesehen. Man müsste mal vergleichen, was man bräuchte. Cloud-Speicher, eine Versionierungslösung (git?), einen Editor, der diese Versionierungslösung unterstützt (vim mit Plugins?) (das dann in LaTeX?), eine Online-Office-Suite, die ein gemeinsames Arbeiten an diesen Dokumenten unterstützt und dann auch noch allen erklären, wie man LaTeX und ggf. vim… nein danke. Ich würde gerne meine geistige Normalität behalten. Das allein sind mir schon die 10€ wert, dann einmal weniger zu McDonalds.

Andere Software ist Adobe Acrobat Reader, weil dieser die beste Kompatibilität hat (ich habe auch sehr gute Erfahrungen mit SumatraPDF gemacht!), Slack zur Kommunikation im Freundeskreis wenns um Uni-Zeug geht (da machen sich WhatsApp Gruppen aber auch genau so gut), Sublime Text für Notizen und Typora als Zusammenfassungssoftware.

Vorgehensweise

Wie gehe ich vor, wenn ich in meinem Workflow arbeite? Zu Beginn eines Semesters lade ich erst einmal ALLE verfügbaren Dokumente (Seminarplan, Bücher, Artikel, usw.) vom jeweiligen Moodle runter und packe sie in einen bestimmten Ordner auf meinem OneDrive.

Meine OneDrive-Ordnerstruktur

Dies mache ich aus mehreren Gründen. Der erste ist einfach die Datensicherheit. Ja, alles in die Cloud zu packen, gerade persönliche Daten, ist eine große Datenschutzfrage unserer Zeit, und ich bin niemand der sagt, man könne Microsoft uneingeschränkt vertrauen. Mir geht es eher um andere Szenarien. Mein geliebtes ThinkPad wird mir geklaut. Naja, ist ja verschlüsselt. Aber was ist mit meinen Uni-Dokumenten? Die Hausarbeit die ich morgen abgeben muss? NEIIII- oh, ist ja in OneDrive. Irgendwo eingeloggt und mit Word Online die letzten Fehler entfernt, PDF draus gemacht und rausgeknallt. Die Hütte fackelt ab – gleiches Szenario. Ich bin gerade bei der Bearbeitung eines Dokuments, mache eine dumme Handbewegung und mein Kaffee/Energydrink/Eistee/Wasser ergießt sich komplett über meinen Laptop. Selbst dann ist die wenige Sekunden alte (vorausgesetzt, eine Internetverbindung zu vorhanden!) Version davon in OneDrive gespeichert. Ich kann ohne Bedenken den Akku rausreißen, das Teil trocknen und ggf. reinigen und anschließend hoffen dass es funktioniert, während ich mit irgend einem anderen PC zum Zeitvertreib weiter arbeite.

Der nächste Grund ist die viel einfachere Kollaboration. Kommilitonen wollen ständig irgendwelche Dokumente oder Notizen (ich auch), also muss ich nur auf den Ordner einen Rechtsklick machen, einen Freigabelink generieren und den verschicken und muss mir keine Gedanken darum machen, wie ich was jetzt exportiere und am besten versende.

Natürlich kann man jetzt mit dem Argument kommen, dass das ja unglaublich viel Speicherplatz verbraucht – wenn es denn so wäre. Ich habe ein Terabyte OneDrive Speicher, und trotz dass lückenlos alle Dokumente seit dem Studienbeginn da drin sind, sind es gerade mal ca. 7 GB. Da belegen meine Hundefotos mehr Platz.

Nachdem ich also alle Dokumente heruntergeladen habe, beginne ich ganz normal zu studieren. Verschiedene Aufgaben bearbeite ich auf verschiedene Arten. Hausarbeiten in Word, das ist logisch. Doch wie ist es, wenn ich z.B. eine Aufgabe habe, bei der ich bestimmte Seiten aus einem PDF lesen und dazu Zusammenfassungen schreiben soll? Oder Punkte klären? Hier kommt OneNote ins Spiel.
Mit OneNote habe ich immer bei Vorlesungen mitgeschrieben, was momentan aufgrund von Corona ja flach fällt. Nun nutze ich OneNote dafür, solche Aufgaben zu bearbeiten. Jedes Semester bekommt ein eigenes Notizbuch, jeder Kurs einen eigenen Abschnitt, jedes Thema eine eigene Seite.

Dies bietet gleich mehrere Vorteile. Die Notizen sind automatisch durchsuchbar, ich kann Bilder, Text, Zitate, sogar ganze PDFs einfach reinknallen und habe alles an einem Ort. Und wenn jemand nach den Notizen fragt? Rechtsklick, Freigeben, Link rüber schicken, Happy sein.

Typora ist ein Markdown-Editor, mit dem sich Text im Markdown-Format bearbeiten lässt. Wofür nutze ich das? Um Lernzettel zu schreiben. Da es leider erforderlich ist, ab und an auch mal für eine Klausur zu lernen, schreibe ich meine Zettel in Typora, da es mich A – nicht ablenkt und B – ich nur Markdown-Commands verwenden muss, also kein unnötiges Rumgeklicke habe. Sublime Text integriert sich hier insofern, dass ich dies aufgrund der Autosave-Funktion beim Schließen als kurzzeitige Notizlösung verwende. Sublime auf, Info rein, Sublime zu. Wieso kann eigentlich nicht alles so einfach sein? Outlook bleibt für mich das E-Mail-Programm der Wahl. Dort habe ich einen Uni-Ordner, in den mit Regeln alles automatisch einsortiert wird. Ich würde mir nur wünschen, dass Outlook-Konten und Einstellungen mit dem Microsoft-Account auf verschiedenen Geräten synchronisiert würden. Hallo, Microsoft? 2020?

Zum Schluss noch ein Programm, ohne das ich heute nicht mehr leben kann.
Microsoft To-Do. Wirklich, es ist großartig. Ich habe noch kein To-Do Programm gesehen, dass mir diese Features bietet, und das allein wäre mir schon 10€ monatlich wert. Microsoft To-Do bietet nicht viele Features, aber welche, die Sinn machen.
Ich kann verschiedene Listen anlegen, was so schon einmal recht normal ist. Ich kann die To-Dos terminieren, das ist auch normal. Absolut genial ist jedoch „Mein Tag“ – eine Liste, die nur 24 Stunden lang bzw. bis 0:00 Uhr am Folgetag die To-Do Punkte beinhaltet, die man aus anderen Listen dorthin übernimmt. Sind welche nicht abgehakt, wird man am nächsten Tag darauf hingewiesen. Außerdem kann man Listen in Gruppen einteilen und die Listen dann per Link freigeben, sodass man in einem Team (Uni) auch mit mehreren Leuten an einer Liste arbeiten und Aufgaben in den Listen verschiedenen Leuten zuweisen kann.

Außerdem hat es einen dark mode. Man sieht, ich komme aus dem Schwärmen gar nicht mehr raus. Testet es einfach mal.

Bei mir im Job haben wir Microsoft 365 Apps for Business und ich war echt schon kurz davor, meinen Chef allein für To-Do zu versuchen, vom teureren Microsoft 365 Business Standard zu überzeugen, nur um auf Arbeit auch Microsoft To-Do nutzen zu können. Es ist echt so großartig.

Ich werde übrigens nicht von Microsoft bezahlt und muss leider auch mein Office-Abonnement aus eigener Tasche löhnen.

Das war nun also mein Workflow

Sicherlich ist der nicht für alle Menschen passend. Ich persönlich muss jedoch sagen, dass ich damit hervorragend klarkomme und nur empfehlen kann, es einfach mal zu testen. Außerdem gibt es bei Microsoft 365 Standard die Möglichkeit, die eigene Office-Installation mit mehreren Konten zu teilen, sodass von meinen 10€ im Monat auch meine Eltern sowie meine Freundin noch etwas haben. Zwei Slots habe ich in meinem Account sogar noch frei, die nur noch auf freundliche Menschen warten, die selbst noch kein Office haben.

Kategorien: Persönlich

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